Desenho, automatização e gestão orçamentária​

Este case aborda a reestruturação e automatização do processo de gestão orçamentária de tecnologia em uma empresa de varejo. O projeto visou tornar o orçamento mais estratégico, reduzir desvios e aumentar a eficiência operacional através da definição de diretrizes claras e da implementação de ferramentas de controle automatizadas.

Impactos:

A Automatização reduziu em 4 horas semanais o processo de atualização do forecast de OPEX (16 horas mensais)

Maior controle dos lançamentos de CAPEX Construção de um orçamento estratégico facilitando a tomada de decisão

Criação de um manual orçamentário gerando maior controle e acuracidade dos valores

A OPORTUNIDADE

Desafio de Gestão Orçamentária

Indústria

Varejo

Contexto

O objetivo principal do projeto foi melhorar o processo de controle e construção orçamentária, tornando o orçamento de tecnologia mais estratégico e direcionado. Buscou-se maior assertividade nos números para reduzir desvios, além de estabelecer diretrizes pré-definidas que atendessem a todas as etapas do processo, culminando na construção de um manual orçamentário.

Principais Ações

  • Revisão dos processos de construção orçamentária
  • Construção do orçamento 22/23
  • Implementação, monitoramento e acompanhamento através da cultura Ágil

A SOLUÇÃO

Construção e Automatização do Orçamento

Construção do Orçamento de tecnologia

  • Construção de planilhas e rotinas do orçamento de CAPEX e OPEX;
  • Consolidação das planilhas orçamentárias e desenho da apresentação para as áreas de FP&A;
  • Construção da defesa do orçamento e das justificativas, assim como execução dos ajustes top-down;
  • Levantamento das lições aprendidas após a finalização do orçamento.

Automatização do acompanhamento Real x Orçado

  • Construção de planilhas e rotinas de acompanhamento do realizado vs. orçado;
  • Automatização das planilhas comparativas, auxiliando na extração de dados e uma maior eficiência na alocação correta de lançamentos;
  • Criação de KPIs e dashboard de acompanhamento por diretoria de tecnologia;
  • Criação de uma planilha de correções nas projeções de forecast.

A automatização foi um passo crucial para garantir que a equipe de tecnologia pudesse focar na análise estratégica dos dados, em vez de despender tempo excessivo na consolidação manual de informações.

O IMPACTO

Otimização de Processos e Resultados

Identificação de melhorias e Implantação

  • Revisão do processo de construção do orçamento e identificação de melhorias e quick-wins;
  • Desenho do processo de orçamento de OPEX e CAPEX, adequados às melhorias;
  • Criação de uma segregação de orçamento mais estratégica, segundo as recomendações do Gartner;
  • Utilização de metodologia ágil no processo de construção, com adaptação imediata às melhorias.

Resultados Alcançados

  • A Automatização reduziu em 4 horas semanais o processo de atualização do forecast de OPEX (16 horas mensais)
  • Maior controle dos lançamentos de CAPEX
  • Construção de um orçamento estratégico facilitando a tomada de decisão
  • Criação de um manual orçamentário onde os novos processos geraram um maior controle na construção orçamentária, bem como uma maior acuracidade dos valores

A estruturação deste novo modelo de gestão orçamentária trouxe não apenas ganhos de produtividade, mas também elevou a maturidade da gestão financeira dentro da área de tecnologia, permitindo decisões mais embasadas e ágeis.

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