Fluxo de caixa exige atenção

Peers Consulting & Technology

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Tempo de leitura 6 minutos

Categoria Gestão

A gestão eficaz das entradas e saídas fornece informações valiosas sobre a saúde financeira e possibilidades de crescimento da empresa.

No mundo dos negócios cada vez mais dinâmico e competitivo, no qual a tomada de decisões ágeis é crucial para o sucesso, o fluxo de caixa funciona como a vitamina que nutre a saúde das empresas. Mais do que um simples registro de entradas e saídas de dinheiro, esse relatório administrativo fornece importantes diagnósticos para o desenho de estratégias, análise de oportunidades e prevenção de crises. Só que, para ter o funcionamento bem regulamentado, é preciso que os dados lançados estejam absolutamente corretos para não cair no erro de ter como resultado aquele falso positivo, ou seja, mostrar um bom saldo em conta quando na verdade a empresa está no vermelho.

Um começo promissor para usar o fluxo de caixa de forma tática é entender as diferenças entre os diversos dados financeiros disponíveis no mercado. O capital de giro, por exemplo, apresenta a quantidade de recursos disponíveis para manter as operações da empresa funcionando no dia a dia, como pagar os funcionários, os fornecedores, as despesas fixas, os impostos, entre outros. Já o Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) mostra o resultado financeiro de um determinado período, ou seja, se a empresa lucrou ou teve prejuízo em um mês determinado.

O fluxo de caixa, por sua vez, consolida todas as transações financeiras de organização, incluindo as receitas e os custos fixos e variáveis. Segundo a consultora de negócios do Sebrae, Cristina Silva, os dados ali presentes conversam com o empresário de várias formas. “O fluxo de caixa aponta onde está doendo e traz informações valiosas para a tomada de decisão. Ao registrar todas as entradas e saídas da empresa, é possível identificar onde há gastos sem necessidade e o que realmente está sobrando, evitando a falsa ilusão de que a empresa está com um saldo positivo só porque têm dinheiro em caixa.”

Na prática, a ferramenta coloca um holofote sobre os gastos, em especial aqueles emergenciais, que parecem pequenos, mas, quando somados, representam um valor considerável. Por exemplo, um pacote de internet e telefone que tem uma TV a cabo incluída sem utilização
na empresa ou a compra de itens que acabaram, como o pó de café, adquirido às pressas no mercadinho ao lado, porém pagando mais caro
do que no atacadista. “Parece bobagem, mas gastos adicionais de R$ 200 ou R$ 300 por mês podem significar o 13º de um funcionário no fim do ano”, observa Cristina.

O relatório é também o ponto de partida para a gestão financeira global da empresa, pois permite com base nos dados coletados traçar paralelos com outros indicadores. A 27ª Pesquisa Global da PwC de 2024, realizada com 4.700 líderes empresariais em todo o mundo, incluindo o Brasil, traz um dado curioso sobre o tema ao apontar o papel crítico da previsão de fluxo de caixa no planejamento dos negócios. Apesar dos empresários entrevistados estarem otimistas com as perspectivas econômicas positivas de seus países, 45% manifestam preocupações sobre a viabilidade do seu negócio na próxima década sem uma reinvenção significativa. Nesse contexto, o fluxo de caixa desempenha papel fundamental na definição da trajetória de crescimento, ajudando a gestão a entender se a empresa vai ficar sem dinheiro – e quando –, facilitando a tomada de decisão.

Muito mais do que o controle de contas, o olhar atento ao fluxo de caixa ajuda a entender de onde vêm os principais recursos da empresa e onde ela investe sem ter resultados. Também ajuda a estabelecer estratégias de vendas, por exemplo, a oferta de parcelamento para os clientes. Auxilia ainda na análise de aquisição de empréstimos para investir em expansões e na melhor maneira de aproveitar as oportunidades do mercado. “Como no momento de compra de peças para o estoque. Às vezes, o distribuidor pode estar com uma promoção interessante, e, desde que eu tenha dinheiro disponível, adquirir mais itens a um preço mais baixo pode ser uma boa estratégia”, comenta a consultora do Sebrae.

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Evite erros

Caue Souza, consultor sênior da Peers Consulting e Technology, empresa especializada em negócios e planejamento empresarial, explica que é comum os empresários cometerem alguns erros na hora de fazer os apontamentos no fluxo de caixa. “Costumo separar os erros em três categorias: erros de governança, de processo e de tecnologia.” O primeiro refere-se à falta de regularidade no monitoramento do indicador, deixando passar algum montante ou prazo para pagar alguma obrigação. Já o erro de processo é não ter informações assertivas. “Um fluxo de caixa confiável requer clareza sobre toda a movimentação financeira, o que significa não deixar nenhuma despesa ou receita de fora”, explica.

Os erros de tecnologia referem-se ao fato de a empresa não adotar sistemas que possam ajudá-la a registrar as informações que vão dar origem ao relatório do fluxo de caixa, uma vez que o processo manual pode conter falhas. “Eu preciso ter sistemas que me apoiem não só no momento do registro das entradas e saídas, mas também que sirvam para acompanhar e conectar as informações de forma rápida, porque, se eu tiver que esperar um mês por um dado importante, posso perder uma grande oportunidade para o meu negócio”, completa Souza. O consultor também faz um alerta sobre a dificuldade de certos empresários em separar o CNPJ do CPF e acabar usando o dinheiro disponível em caixa para uma finalidade pessoal.

falta de organização com as despesas, como gastos do caixa pequeno para compras do dia a dia, também pode atrapalhar a boa gestão do fluxo de caixa. Cristina Silva lembra de um problema ainda maior. “Empresários que preferem não registrar todas as informações para não ficarem nervosos com os problemas apresentados no relatório. Isso é esconder a sujeira embaixo do tapete.”

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Estabelecer processos

Não existe uma regra para a frequência dos apontamentos do fluxo de caixa. Empresas com grande movimentação financeira necessitam
que os lançamentos sejam feitos diariamente. Já os estabelecimentos com menor volume podem optar por uma periodicidade um pouco maior, como a semanal ou a quinzenal. O que os consultores não aconselham é deixar esse prazo muito extenso. Um mês, por exemplo, já é tempo demais para lembrar ou coletar todas as informações necessárias para gerar um relatório confiável. “Além disso, é um período muito longo para identificar e reverter algum erro no processo”, destaca Cristina.

O importante é incorporar a tarefa na rotina da empresa. Para começar, crie planilhas para o processamento das informações. O Sebrae, por
exemplo, possui vários modelos disponíveis em seu site que podem ser adaptados para diferentes tipos de negócios e, para quem deseja
digitalizar e terceirizar o processo, indica a empresa Conta Azul, especializada em Planejamento de Recursos Empresariais (ERP, na sigla em
inglês). A própria Peers Consulting & Technology também oferece serviços não só de gestão de caixa, mas de planejamento estratégico da empresa. Lembrando que a responsabilidade pela elaboração e análise do relatório de fluxo de caixa é do empresário, e não do contador ou das empresas contratadas.

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Planejamento estratégico

Além do mapeamento da situação atual da empresa, o fluxo de caixa pode ser feito de forma projetada, ou seja, com base em informações coletadas nos meses anteriores, é possível idealizar como serão as entradas e saídas dos meses futuros e, então, analisar a necessidade
de novos aportes financeiros ou possibilidades de investimentos em médio e longo prazos. A projeção serve, inclusive, como suporte para
a construção do planejamento estratégico da empresa, que, em conjunto com outros indicadores, fornece subsídios para ações mais arriscadas, como a expansão das instalações, aumento do estoque, inclusão de novos serviços e contratação de funcionários.

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5 Dicas para um mapeamento eficaz do fluxo de caixa

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1. Lançamentos Precisos

  • Registre todas as entradas e saídas, por menores que sejam;
  • Separe por categorias como vendas, custos fixos, investimentos, etc.;
  • Utilize ferramentas como planilhas, softwares ou aplicativos.

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2. Projeções Realistas e Atualizadas

  • Preveja receitas e despesas futuras com base em dados históricos e sazonalidade;
  • Adapte as projeções conforme o cenário econômico e eventos inesperados;
  • Utilize ferramentas de análise de cenários para diferentes probabilidades.

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3. Controle dos Prazos

  • Acompanhe de perto o vencimento de contas a pagar e receber;
  • Implemente políticas de cobrança eficientes para evitar inadimplência;
  • Negocie prazos vantajosos com fornecedores e clientes.

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4. Monitoramento e Indicadores-Chave

  • Analise o fluxo de caixa diariamente ou semanalmente;
  • Utilize indicadores como saldo de caixa, fluxo operacional e dias de inadimplência;
  • Identifique rapidamente tendências e pontos de atenção

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5. Revisão e Ajustes Estratégicos

  • Revise o fluxo de caixa periodicamente e compare com as projeções;
  • Identifique oportunidades de otimização de recursos e redução de custos;
  • Faça ajustes estratégicos no planejamento financeiro da empresa.
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