Rotina, pra que te quero?

Por Pedro Ribeiro, Managing Director e Cofounder da Peers Consulting.

A perfeição do mundo corporativo seria definir o modelo de negócio e logo em seguida o modelo de gestão. Dessa forma, a empresa (ou a área de negócio) nasceria estruturada e coesa, estancando todas, senão boa parte, das torneiras gotejantes que levam ralo abaixo o nosso tempo e o resultado.

Infelizmente é muito comum identificar empresas com baixa performance por falta de processos, atribuições pouco claras das responsabilidades, ausência de capacitação e ferramentas de trabalho inadequada.

É aí que entra em cena o modelo de gestão, que aqui chamaremos de Mecanismos de Gestão, no qual é o instrumento gerencial mais significativo da empresa. Ao adotar um modelo de gestão eficaz, fica mais fácil localizar eventuais gargalos na rotina e a organização passa a ser pensada como uma engrenagem que precisa ter suas partes integradas, trabalhando sempre em conjunto.

Vale ressaltar que os mecanismos de gestão são aplicáveis a qualquer tipo de empresa e indústria, bem como a diferentes áreas de negócio (por exemplo: RH, Marketing, Operações, Supply Chain, Financeiro, TI) e ainda é escalável (por exemplo: implantar em N lojas e em N regiões).

Os mecanismos de gestão geram boas práticas que garantem o bom funcionamento do dia-a-dia, dita o ritmo do modelo de negócio, cujo valor é até capaz de diferenciar empresas com o mesmo modelo de negócios. Os alicerces que norteiam essa metodologia são baseados nos princípios da Governança Corporativa (hierarquia/escalonamento de tópicos, dinâmicas de decisão, atribuições e responsabilidades), nos Processos (o que, como, quem e quando se desempenha toda e qualquer atividade, independente de sua frequência), nos Indicadores / KPIs (seja ‘quali’ ou quantitativo, devem mensurar processos, rotinas e pessoas de modo a avaliar baseline vs realizado /planejado) e, por último, baseada na Rotina de Reuniões (dinâmica, tópicos, objetivos e frequência).

É importante que você, gestor, saiba que os processos, os indicadores e as ferramentas são apenas o meio, e não o fim em si. Todos esses mecanismos visam mensurar ações, rotinas e processos, e buscam, através de análise crítica, as melhorias necessárias ao dia-a-dia da empresa.

Um bom desempenho dos mecanismos de gestão significa conhecer bem todas as etapas de operação, seus resultados e saber claramente as responsabilidades de cada setor, no entanto sempre analisando fatos e dados, resultantes de pesquisas e consultoria.

Não é raro que empresas decidam alterar suas metodologias no improviso, remendando apenas uma parte da cadeia produtiva sem analisar cuidadosamente o processo do início ao fim.

A implantação parcial do método também é um erro comum. Há empresas com processos definidos, porém guardados na gaveta por ser de difícil compreensão e de pouca aplicabilidade prática por parte das equipes. “Ter processos” desenhados é um erro clássico e não basta para alterar a perspectiva de resultados.

Outro erro bastante comum é a implantação sem o comprometimento da alta gestão, onde há baixa aderência e o compromisso das equipes fica comprometido, o que resulta em uma ação inócua e puramente teórica.

Mas a boa notícia é que sempre é possível correr atrás e se atualizar. Entre as medidas a serem tomadas podem estar a adoção de outras tecnologias, automação de processos, o corte de custos, novas formas de controle de qualidade e para tudo isso e muito mais os Mecanismos de Gestão pode ser a metodologia mais indicada.

E lembre-se que quanto mais cedo se constatar a necessidade de mudança e de cultura, menos traumática será a transição. Adiante!