Escritório de Processos: O indutor de eficiência

Por Pedro Ribeiro, Managing Director e Cofounder da Peers Consulting*.

Conceitualmente, um processo é definido como uma sequência de tarefas ou atividades que ao serem executadas transformam insumos em um resultado com valor agregado.

É certo que a gestão do negócio, suportada por uma visão de processos, possibilita que a empresa tenha uma visão mais ampla, integrada (com tecnologia e pessoas), estruturada e rápida para dar responder aos desafios de eficácia, eficiência e busca por inovação. Aplicar o conceito de processos e gestão de processos, envolve não apenas o esforço de documentação e automatização, seja de fluxos ou de atividades dos processos; depende principalmente de uma implantação e acompanhamento adequados para a perenidade das mudanças.

Uma das maneiras para garantir e viabilizar as melhores práticas de processos para varejistas, definindo um padrão de gestão no dia a dia é o chamado “Escritório de processos”, uma estrutura dedicada e habilitada para a gestão por processos. Ele é o responsável por estruturar, modelar, implantar e garantir o resultado dos processos definidos e estimular a melhoria contínua.

O escritório de processos interage com áreas de negócios, escritório de projetos e com a área de TI, sendo um elo fundamental para dar fluxo às melhorias dos processos e sistemas da empresa. Com o tempo, o escritório de processos se torna uma “consultoria interna” da empresa, por conta da sua visão integrada e técnicas para resolução de problemas. Este gerenciamento visa a busca de níveis mais altos na excelência de gestão. A adoção dessa metodologia promove ganhos em desempenho com a eliminação de falhas e de atividades que não agregam valor. Com isso, busca-se aumentar o nível de satisfação interna e externa além de melhoria contínua nas rotinas da organização.

 Algumas organizações deturpam o conceito de processos, fazendo dele um meio e não um fim. Os processos são um instrumento de condução para maior planejamento, treinamento, controle da força de trabalho, transparência na gestão, memória institucional,além de permitir a priorização dos processos mais importantes de serem automatizados.

Com foco na multidisciplinaridade e trabalhando a redução de custos e a autonomia dos procedimentos executados, o Escritório de processos é uma ferramenta certeira para a obtenção de boas práticas e resultados de excelência.